Dokumenty

Podstawowym dokumentem koniecznym do okazania notariuszowi jest ważny DOWÓD OSOBISTY lub ważny PASZPORT, na podstawie których to dokumentów notariusz stwierdza tożsamość strony czynności.

Przy każdej umowie należy określić wartość rynkową przedmiotu umowy, np. wartość lokalu, nieruchomości zabudowanej, działki gruntu.
Przy umowach odpłatnych należy podać cenę, wysokość dopłat lub spłat, termin i sposób zapłaty ceny oraz wydania rzeczy.

Dokumenty potrzebne  do zawarcia aktu notarialnego


Do praktycznie każdej umowy notarialnej mającej za przedmiot nieruchomość niezbędne są:

  1. odpis zwykły księgi wieczystej lub jej numer jeżeli księga prowadzona jest w systemie elektronicznym,
  2. wypis z rejestru gruntów,
  3. dane stron z dowodów osobistych lub paszportów (kupujących i sprzedających, darczyńców i obdarowanych, testatorów, pełnomocników itd.) tj. imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania i zameldowania, stan cywilny. W przypadku jeżeli czynność dokonywana jest w związku z działalnością gospodarczą także nr NIP oraz nr wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, a jeżeli stroną czynności jest podmiot nie będący osobą fizyczną np. spółka, spółdzielnia, stowarzyszenie także nr KRS i nr REGON lub inne stosowne dokumenty.


Do poszczególnych umów notarialnych potrzebne są:

1. SPRZEDAŻY lub DAROWIZNY DZIAŁKI:

  • dane stron z dowodów osobistych lub paszportów dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • odpis zwykły księgi wieczystej lub jej nr jeżeli księga prowadzona jest w systemie elektronicznym,
  • podstawa nabycia działki, czyli np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
  • jeżeli nieruchomość nabyta jest w drodze spadku to prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego na podstawie art. 19 ust 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
  • wypis z rejestru gruntów na wszystkie działki w księdze wieczystej oraz dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej na tę działkę lub te działki, dla których zakładana będzie księga wieczysta,
  • jeżeli nieruchomość była przedmiotem podziału to dokumentacja podziałowa od geodety oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy została wydana
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też decyzja o warunkach zabudowy,
  • wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania działki,
  • ewentualnie nr rachunku bankowego na który ma zostać przelana cena sprzedaży,
  • na żądanie którejkolwiek ze stron dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,


2. SPRZEDAŻY lub DAROWIZNY LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ:

  • dane stron z dowodów osobistych lub paszportów dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • odpis zwykły księgi wieczystej lub jej nr jeżeli księga prowadzona jest w systemie elektronicznym,
  • podstawa nabycia działki, czyli np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
  • jeżeli nieruchomość nabyta jest w drodze spadku to prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego na podstawie art. 19 ust 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
  • wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania lokalu,
  • nr konta bankowego,
  • na żądanie stron zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
  • na żądanie stron dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.


3. SPRZEDAŻY lub DAROWIZNY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:

  • dane stron z dowodów osobistych lub paszportów,
  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
  • podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego, lokatorskiego prawa w spółdzielcze, własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
  • odpis zwykły z księgi wieczystej lub jej numer jeżeli księga prowadzona jest w systemie elektronicznym i jeżeli została ona założona,
  • wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania lokalu,
  • nr konta bankowego,
  • na żądanie stron zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.


4. TESTAMENTU:

  • dane osobowe sporządzającego testament z dowodu osobistego lub paszportu,
  • dane osoby powoływanej do spadku dowodu osobistego lub paszportu,
  • do testamentu z zapisem windykacyjnym do wglądu odpis z księgi wieczystej lub jej numer w systemie elektronicznym oraz do wglądu wypis z rejestru gruntów.


5. u PEŁNOMOCNICTWA DO SPRZEDAŻY lub DAROWIZNY NIERUCHOMOŚCI:

  • dane osobowe mocodawcy z dowodu osobistego lub paszportu,
  • dane osobowe pełnomocnika dowodu osobistego lub paszportu,
  • opis nieruchomości, najlepiej – odpis zwykły księgi wieczystej oraz wypis z rejestru gruntów aby wychwycić ewentualne niezgodności.


6. AKTU POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

  • akt zgonu spadkodawcy,
  • testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
  • akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
  • nr PESEL zmarłego (do okazania dowód osobisty zmarłego lub zaświadczenie w urzędu Miasta i Gminy o posiadanym numerze PESEL)
  • dane spadkobierców z dowodów osobistych lub paszportów.


7. UMOWY MAJĄTKOWEJ MAŁŻEŃSKIEJ (np. intercyzy):

  • odpis skrócony aktu małżeństwa,
  • dane osobowe małżonków z dowodów osobistych.
  • ewentualnie informacja o wcześniejszych umowach majątkowych

 

8. PRZYDATNE INFORMACJE:

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.